Comment rendre vos réunions efficaces ?
ERWAN 13 octobre 2015

Temps de lecture : 3 minutes

Organiser une réunion ou fignoler un dossier de groupe  peut relever parfois du parcours du combattant : trouver la meilleure date, le lieu qui convient à tous. Heureusement on ne va pas vous laisser comme ça, entre constat et solution ALCHIMY vient à votre secours.


 

— UN MÉLI MÉLO
Une envie d’organiser une réunion de travail ? Le début du cauchemar pour certains. Après avoir défini le nombre de collaborateurs présents à la réunion, il ne reste plus qu’à contacter tout le monde. Cela commence le plus généralement par l’envoi d’un SMS ou d’un e-mail. Cependant, chacun va de sa propre date « euh moi le 18 je peux pas mais le 23 sans soucis » ou encore « là je suis en vacances, je reviens que le 2 ».

Lorsque la date ne pose pas de problème le lieu vient s’inviter dans la bataille « la salle des fêtes, ça risque d’être compliqué, c’est trop loin de chez moi » ou encore « moi je préférai chez toi que chez moi ». Lorsque vous êtes à la base de l’organisation, pas facile de s’y retrouver et parfois on a du mal à aller jusqu’au bout.

 

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— DES APPS EN VOIS TU EN VOILÀ
Comme dans la plupart des cas il y a une application à tous les problèmes, vous n’y échapperez pas ! Il vous suffira de vous armer de votre smartphone et de télécharger l’une des applications suivantes : Pinadate ou Doodle. Le principe est tout simple, vous proposez plusieurs dates, les intéressés sélectionnent celle qui leur semble la plus adapté. Un moyen simple de centraliser l’organisation afin de ne léser personne. Un vrai gain de temps !

Pour aller plus loin nous vous conseillons Google Drive, Dropbox ou tout autres Clouds pour centraliser l’ensemble de vos documents relatifs à votre réunion, projet, etc. Vous ne perdrez plus votre temps à savoir qui devait amener tels documents, tout est centraliser en un seul point.

 

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Quand tu sais d’avance que la réunion va être loooooongue

 

— QU’EST-CE QU’UNE RÉUNION EFFICACE ?
La plupart du temps le mot réunion n’est pas synonyme de bonheur. Elle renvoie le plus souvent à de longues heures de discussion interminable. Elle est cependant essentielle car elle permet de confronter les idées de chacun, de faire un point sur les avancées des projets et au final de réaliser un gain de temps.

Mais pour ne pas tomber dans la réunionnite aigüe, une réunion doit avant tout être structurée pour restée efficace. On vous donne quelques petites astuces pour faire de votre réunion la plus productive possible.

  • Il est primordial de définir un cadre sans quoi vous allez partir dans tous les sens et au final ne pas avoir avancé. Lorsqu’on parle de cadre, notez sur une feuille les objectifs de la réunion comme « campagne de publicité », « projet x ». Une fois les objectifs définis, ne se fier qu’à eux. Essayer de suivre ce plan et de traitez les axes un par un, les uns après les autres afin de ne pas partir dans tous les sens.
  • Gérer votre temps. Préférez une réunion de 45 minutes plutôt que deux. Plus elle sera longue plus vous allez perdre votre auditoire.
  • Le lieu est également important. Préférez un cadre agréable lorsque cela est possible pour être plus productif.
  • Prenez des notes de façon synthétique tout au long de la réunion pour garder une trace écrite.
  • Faite vivre votre réunion par le biais de diaporamas, plus accrocheur et moins ennuyant (mais à condition qu’ils ne soient pas trop chargés. Une image vaut 1 000 mots.). au risque de rendre votre supérieur à l’ouest.
  • Élaborez un compte rendu vous permettra de résumer de manière claire et précise les discutions et les échanges que vous avez eu durant la réunion.
  • N’oubliez surtout pas de faire participer toute l’équipe en valorisant chacune des personnes participantes. Commencez d’abord par exposer le travail de chacun (résultats, difficultés, solutions) puis laisser place aux débats.

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ERWAN

étudiant en droit mais pas que !

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